Tổ chức và thực hiện đại hội đồng cổ đông: Thời hạn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên

Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyền lực nhất của công ty cổ phần, có quyền quyết định những vấn đề quan trọng liên quan đến sự tồn tại và phát triển của công ty cổ phần.

• Theo Khoản 2 Điều 139 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định: 

“Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, Hội đồng quản trị quyết định gia hạn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong trường hợp cần thiết, nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính”. 

Như vậy, trường hợp thời hạn để họp Đại hội đồng cổ đông thường niên của công ty sẽ được tổ chức vào tháng 4 hàng năm hay có thể có trường hợp họp trễ hơn do Hội đồng quản trị quyết định. Trong cuộc họp này, nhiều vấn đề sẽ được thảo luận và thông qua, trong đó có báo cáo tài chính hằng năm của công ty cổ phần. 

• Đồng thời, khoản 1 Điều 176 Luật Doanh nghiệp năm 2020 cũng quy định: 

“Công ty cổ phần phải gửi báo cáo tài chính hằng năm đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về kế toán và quy định khác của pháp luật có liên quan”. 

Như vậy, việc tổ chức và thực hiện đại hội đồng cổ đông thường niên để thông qua báo cáo tài chính hằng năm là điều kiện bắt buộc để công ty có thể thực hiện nghĩa vụ nộp báo cáo tài chính đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định.

Tổ chức và thực hiện đại hội đồng cổ đông: Điều kiện tiến hành họp và thông qua nghị quyết Đại hội đồng cổ đông

Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định điều kiện tổ chức và thực hiện đại hội đồng cổ đông là có số cổ đông dự họp đại diện trên 50% tổng số phiếu biểu quyết.

Trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện thì lần thứ hai chỉ cần có số cổ đông dự họp từ 33% tổng số phiếu biểu quyết trở lên là có thể tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông.

Quy định này giúp cho công ty cổ phần khắc phục được tình trạng Đại hội đồng cổ đông phải triệu tập lần hai, thậm chí là lần ba do không đủ điều kiện về phần trăm cổ đông dự họp.

Tổ chức và thực hiện đại hội đồng cổ đông: Căn cứ yêu cầu huỷ bỏ nghị quyết Đại hội đồng cổ đông

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020, Nghị quyết hoặc một phần nội dung Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông có thể bị Tòa án hoặc Trọng tài xem xét hủy bỏ theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 05% tổng số cổ phần phổ thông trở lên.

Các căn cứ để có thể yêu cầu hủy bỏ nghị quyết hoặc một phần nghị quyết Đại hội đồng cổ đông bao gồm: 

• Trình tự, thủ tục triệu tập họp và ra quyết định của Đại hội đồng cổ đông vi phạm nghiêm trọng quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020 và Điều lệ công ty.
• Hoặc nội dung nghị quyết vi phạm pháp luật hoặc Điều lệ công ty. 

Thực tiễn cho thấy, nhiều công ty cổ phần, nhất là ở những công ty gia đình hoặc có quy mô vốn, cổ đông không quá lớn thường tổ chức và thực hiện đại hội đồng cổ đông một cách sơ sài để tiết kiệm chi phí và thời gian.

Từ đó dẫn đến nhiều trường hợp khi bị ảnh hưởng đến lợi ích, cổ đông hoặc nhóm cổ đông dựa vào lý do cuộc họp Đại hội đồng cổ đông vi phạm trình tự, thủ tục trong việc triệu tập họp hoặc trong việc tiến hành cuộc họp để yêu cầu Tòa án hoặc Trọng tài xem xét hủy toàn bộ nghị quyết Đại hội đồng cổ đông hoặc một phần của nghị quyết Đại hội đồng cổ đông.

Chính vì vậy, Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định, không phải bất cứ trường hợp nào vi phạm về trình tự, thủ tục họp Đại hội đồng cổ đông cũng đều là căn cứ để yêu cầu hủy bỏ toàn bộ nghị quyết Đại hội đồng cổ đông hoặc một phần nghị quyết Đại hội đồng cổ đông, mà chỉ những trường hợp vi phạm nghiêm trọng quy định của Luật hoặc Điều lệ công ty.

 

Tổ chức và thực hiện đại hội đồng cổ đông: Thẩm quyền huỷ bỏ nghị quyết Đại hội đồng cổ đông

Thẩm quyền hủy bỏ nghị quyết hoặc một phần nghị quyết Đại hội đồng cổ đông thuộc về Tòa án hoặc Trọng tài. Thực tế cho thấy, do các vấn đề tranh chấp trong nội bộ doanh nghiệp có sức ảnh hưởng không hề nhỏ đến uy tín và việc sản xuất, kinh doanh.

Vì vậy, doanh nghiệp thường chọn con đường giải quyết bằng Trọng tài nhiều hơn. Vì khi chọn Tòa án thì việc giải quyết phải theo trình tự thủ tục cứng như: công khai nội dung tranh chấp, phải tuân thủ theo quy trình tố tụng…

Khi đó, doanh nghiệp sẽ phải công khai những thông tin bất lợi đối với doanh nghiệp (bí quyết kinh doanh, sở hữu công nghiệp, doanh thu, vốn…). Bên cạnh đó, việc giải quyết theo con đường Tòa án sẽ kéo dài thời gian do phải tuân thủ trình tự, thủ tục, như vậy, sẽ gây nhiều thiệt hại cho doanh nghiệp. 

Tổ chức và thực hiện đại hội đồng cổ đông: Hiệu lực của nghị quyết Đại hội đồng cổ đông

Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định hiệu lực của nghị quyết Đại hội đồng cổ đông có hiệu lực “kể từ ngày được thông qua hoặc từ thời điểm có hiệu lực ghi tại nghị quyết đó”. Trong trường hợp nghị quyết Đại hội đồng cổ đông bị cổ đông hoặc nhóm cổ đông yêu cầu Tòa án hoặc Trọng tài xem xét hủy bỏ thì “nghị quyết đó vẫn có hiệu lực cho đến khi quyết định hủy bỏ nghị quyết đó của Tòa án hoặc Trọng tài có hiệu lực”.

Có thể thấy rằng, quy định này giúp doanh nghiệp tháo gỡ nhiều khó khăn, ổn định tình hình sản xuất kinh doanh khi có phát sinh tranh chấp liên quan đến nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông. 

Tổ chức và thực hiện đại hội đồng cổ đông: Các chế tài liên quan đến việc tổ chức và thực hiện đại hội đồng cổ đông

Không tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên

Đối với công ty đại chúng, theo quy định Khoản 12 điều 1 Nghị định 145/2016/NĐ-CP, sẽ bị phạt tiền từ 70.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm quy định pháp luật quản trị công ty về về triệu tập, tổ chức họp và thông qua quyết định của Đại hội đồng cổ đông.

Như vậy, doanh nghiệp cần lưu ý tổ chức Đại hội đồng cổ đông họp thường niên mỗi năm họp một lần đúng theo quy định pháp luật. Trong trường hợp doanh nghiệp cần gia hạn thời gian họp thì phải gửi công văn xin gia hạn cho Sở kế hoạch và đầu tư các tỉnh/thành phố, nhưng thời gian gia hạn không quá 6 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.

Vi phạm về thời gian họp đại hội đồng cổ đông

Khi hội đồng quản trị, ban kiểm soát, người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông vi phạm quy định về thời hạn hợp lý được quy định tại Luật Chứng khoán năm 2019, sẽ được coi là vi phạm nghiêm trọng về trình tự, thủ tục triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông, do đó, sẽ phải chịu một số các chế tài.

• Đầu tiên là bị xử phạt vi phạm hành chính. Theo quy định tại Thông tư 96/2020/TT-BTC ngày 16-11-2020 của Bộ Tài chính, thông báo mời họp là tài liệu bắt buộc phải công bố thông tin về họp Đại hội đồng cổ đông, do đó, khi vi phạm quy định này, công ty sẽ bị xử phạt hành chính trong lĩnh vực chứng khoán, cụ thể là hành vi không công bố đối với thông tin phải công bố theo quy định pháp luật (không đảm bảo ít nhất 21 ngày), với mức phạt từ 70 đến 100 triệu đồng.
• Tiếp đến là rủi ro trước tình huống cổ đông yêu cầu hủy nghị quyết Đại hội đồng cổ đông đã được thông qua. Cụ thể, trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được nghị quyết hoặc biên bản họp Đại hội đồng cổ đông, cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 05% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo Điều lệ công ty có quyền yêu cầu tòa án hoặc trọng tài xem xét, hủy bỏ nghị quyết hoặc một phần của nghị quyết do vi phạm trình tự, thủ tục triệu tập họp.
• Cuối cùng là rủi ro về bồi thường thiệt hại. Theo đó, cổ đông có thể khởi kiện trách nhiệm cá nhân, trách nhiệm liên đới đối với thành viên hội đồng quản trị để yêu cầu bồi thường thiệt hại do thực hiện trái với quy định pháp luật.

Vì thế, để hội đồng quản trị, ban kiểm soát, người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông tuân thủ quy định Luật doanh nghiệp, Luật chứng khoán, điều lệ công ty, quy chế quản trị nội bộ công ty về thời hạn hợp lý triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông (phải đảm bảo ít nhất 21 ngày trước ngày khai mạc Đại hội đồng cổ đông) thì cần phải áp dụng mức độ cẩn trọng tối đa trong khi thực hiện quyền, nghĩa vụ được giao, tránh rủi ro pháp lý cho công ty, cũng như trách nhiệm cá nhân của mình.

Qua đó, nâng cao tính minh bạch, chuẩn mực trong quản trị công ty, làm tăng giá trị cổ phiếu của các cổ đông.

Trên đây là nội dung tư vấn của KALF về Các vấn đề liên quan đến việc tổ chức và thực hiện đại hội đồng cổ đông và một số vấn đề pháp lý liên quan. Tất cả các ý kiến tư vấn trên của chúng tôi đều dựa trên các quy định pháp luật hiện hành. Nếu như Quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc, yêu cầu nào về các vấn đề pháp lý, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp kịp thời.